⏱ Время прочтения — 11 минут

На спецэфире Talantix эксперты рынка HR-автоматизации разбирались, как перенести подбор и управление персоналом на российские платформы, как избежать рисков и учесть требования законодательства, представили успешные кейсы.

Срочно на поиски альтернативы!

Уход с рынка зарубежных разработчиков создал повышенные риски для российского бизнеса. Отказ западных поставщиков HRTech-решений работать с Россией делает дальнейшее использование их продуктов невозможным или рискованным. Некоторые крупные компании не могут использовать зарубежные программы из-за санкций. Здесь мы видим ещё одну проблему: на российском рынке мало опытных поставщиков ПО для автоматизации полного цикла управления персоналом (HCM).

Сложности ждут не только компании, работающие с иностранными системами, но и тех HR-специалистов, кто не использует специализированное ПО, а заносит данные, например, в «Google Таблицы». Российские пользователи могут столкнуться с блокировкой сервисов Google, и эксперты считают: стоит перестраховаться и сохранить все свои данные в альтернативном архиве.

Но работа с кандидатами при помощи этого инструмента может принести и ещё одну головную боль: по словам юристов, использование «Google Таблиц» может нарушать требования о локализации персональных данных граждан на территории РФ. Напомним, по Федеральному закону № 242-ФЗ от 01.09.2015, серверы, на которых хранятся персональные данные россиян, должны размещаться в России. В 2021 году крупные соцсети получили многомиллионные штрафы Роскомнадзора из-за отказа локализовать ПД на территории России. И, как считают эксперты, штрафные санкции могут коснуться не только крупного международного бизнеса, но и российских частных компаний, которые хранят в «Google Таблицах» личную информацию кандидатов. Подробнее о новых требованиях к персональным данным — в нашей статье.

Поэтому одна из срочных задач — подготовить реестр безопасных аналогов зарубежного ПО, отвечающих требованиям компаний и соответствующих российскому законодательству, и разработать план перехода. Члены HR-команды будут выступать как проджект-менеджеры, которые помогают ИТ-департаменту своей компании найти подходящие отечественные решения. Поэтому сегодня digital-компетенции входят в топ обязательных требований к эйчару.

Гиганты ушли, кто остался?

Российский рынок ИТ-решений недооценён, считают и власти, и эксперты. Минцифры РФ уже опубликовало список российских аналогов зарубежным соцсетям и сервисам. По мнению ведомства, блокировка иностранных платформ будет способствовать увеличению аудитории и расширению функционала российского ПО.

В сфере HRTech также есть масштабируемые решения, которые можно кастомизировать под разные бизнес-задачи и размер компании. Согласно свежему обзору Talent Code, компании-эксперта в HR-аналитике, место ушедших с российского рынка HCM-систем SAP, Workday и Oracle заняли 7 российских альтернатив — комплексных решений по управлению персоналом и HR-ресурсами для бизнеса. В сфере подбора персонала ушли 7 зарубежных сервисов (SAP SF, Cornerstone, Workday, Avatur и др.), среди российских CRM-систем есть также 7 аналогов.

Причём они и до ухода иностранных игроков из РФ были востребованы пользователями. Например, одна из самых популярных на рынке российских CRM-систем для рекрутмента — Talantix — помогает автоматизировать процесс подбора персонала. Она интегрирована с hh.ru, позволяет загружать резюме с различных джоб-сайтов одним кликом и первой на рынке внедрила функцию автообновления резюме. Система облачная, серверы находятся на территории РФ и не зависят от зарубежных вендоров.

На смену 5 иностранным ресурсам, помогавшим HR-службам проводить опросы сотрудников, приходят 5 инструментов от российских разработчиков. Например, платформа kakdela от hh.ru — система получения обратной связи от сотрудников компании, опросов настроений и вовлечённости. Актуальную таблицу ИТ-решений в HR можно найти в этом обзоре.

Чтобы автоматизировать HR-процессы компании, можно пойти по одному из 3 путей:

1. заказать комплексное решение по управлению персоналом для компании;
2. разработать собственное ПО;
3. взять готовые решения и адаптировать под свою компанию, связав в одну систему.

Заказать у профессионалов: кейс российских Enterprise-разработчиков

Первый вариант — заказать HCM-систему для компании у российских профессионалов в этой теме.

HCM — комплекс инструментов для автоматизации всего цикла управления талантами в компании и HR-сервисов. В HCM сделан акцент на стратегическом подходе к работе с сотрудниками.

На нашем рынке есть несколько HCM-решений, которые помогают автоматизировать и управлять всем циклом работы с сотрудником, от момента поиска до его увольнения. Они включают набор инструментов, связанных с планированием и развитием эффективности персонала, что лежит в основе стратегии компании. В этих системах, как правило, есть вся информация о сотруднике, его компетенциях, результатах работы, состоянии, планах развития, а также сопровождающие всё это процессы и кадровые процедуры, расчёт зарплат и премий и пр. Благодаря такому системному подходу к работе с данными о сотрудниках компании эффективнее управляют развитием персонала, что особенно критично в связи с изменяющимися задачами бизнеса в текущей реальности.

Одно из таких комплексных отечественных предложений — HCM от Skillaz, платформа для автоматизированного подбора персонала в крупных компаниях. Это экосистема собственных и внешних российских HRTech-решений. По словам Андрея Крылова, основателя компании, платформа имеет опыт реализации масштабных и сложных кейсов с 2015 года («РЖД», «Росатом», крупные банки, ретейл), внесена в реестр российского ПО и соответствует высоким стандартам безопасности.

В это непростое время разработчики Skillaz пошли по пути внедрения отдельных модулей под разные потребности HR, и не только по подбору персонала. Есть ключевые блоки HCM-системы: подбор, адаптация, обучение и развитие персонала, оценка продуктивности сотрудников и аналитика, организационный менеджмент и внутренние коммуникации. Отдельно можно выделить сервис по работе с самозанятыми, фрилансерами, временными сотрудниками, который занимается делопроизводством и начислениями. В компании разработали RPA-движок, который обеспечивает интеграцию всех ИТ-решений в одну систему и снижает затраты бизнеса. Внедрение разных модулей занимает от месяца до года.

Написать всю систему под себя: кейс крупной торговой сети

Второй вариант — разрабатывать собственные решения для автоматизации HR в компании.

Таких примеров в российском бизнесе пока немного, но мы их знаем. На саммите HR Digital 2021 прошла презентация нового проекта сети «Перекрёсток». В компании автоматизировали и роботизировали часть HR-процессов по управлению персоналом, по адаптации и онбордингу новых сотрудников. Искусственный интеллект, робот-помощник Clue, выступает HR-консультантом для директоров супермаркетов: следит за расходом фонда оплаты труда, контролирует выполнение KPI по выручке, даёт рекомендации по найму сотрудников и составлению их расписания, анализируя огромный массив статистики по сети в целом.

Как показали подсчёты ретейлера, в тех магазинах, где внедрили Clue, производительность сотрудников выросла на 5%, сэкономили ФОТ на 100 млн рублей (эффект от пилотного внедрения в 400 магазинах за 4 месяца). Кроме того, удалось изменить менталитет сотрудников: теперь решения принимаются на основе объективных данных и аналитики.

Это очень удобно, так как решает основные задачи по работе с персоналом, но, конечно, требует больших затрат. Думаю, это знаковый тренд и эталонная практика для многих компаний с точки зрения автоматизации, диджитализации HR-процессов и повышения эффективности персонала. Но пока только крупный бизнес может себе позволить разработку систем автоматизации HR-процессов и имеет для этого бюджеты и ресурсы.

По оценкам экспертов, это самый сложный в реализации способ. Есть немало примеров, где внедрение собственных разработок и ПО оказалось провальным — не удалось создать эффективный инструмент, а средств компании и времени потрачено колоссально много (речь может идти о сотнях миллионов рублей из бюджета компании).

Минусы разработки и внедрения собственного программного обеспечения для HR-компании:

1. Мало кому удаётся с наскока придумать ИТ-архитектуру такой системы и обеспечить обмен данными с учётом перспективы развития этого продукта. Это непростой проект, для которого нужна правильно поставленная задача и профессиональная команда с релевантным опытом.
2. Важный принцип работы с данными: trash in — trash out. Компания пытается автоматизировать свои HR-процессы, хотя, возможно, они изначально не самые эффективные. Профессионалы обычно при настройке комплексной системы помогают их наладить и оптимизировать.
3. Колоссальные расходы: причем не разовые, а регулярные, на поддержку и развитие ПО, которые оказываются кратно большими, чем готовое решение.
4. Зависимость от команды разработки: так вы вступаете в конкуренцию с рынком за этих профессионалов. Лидер уйдёт — высок риск остановки всего процесса.
5. Изоляция от трендов и экспертизы: рыночный продукт складывается из совокупности трендов и фидбэков клиентов. Сами разработчики могут не додуматься, какую именно конфигурацию оптимально выбрать.

Собрать свою систему из готовых решений: кейс поставщика продуктов питания

Третий вариант — взять несколько существующих digital-решений в разных сегментах HR-автоматизации и адаптировать под свою компанию и свои бизнес-задачи.

В этом случае нужно помнить, что отдача от решений больше всего зависит от того, насколько они интегрированы в ИТ-инфраструктуру компании. Поэтому крайне важно обеспечить бесшовную работу всех внедрённых продуктов.

Этот путь выбрала команда Айгюн Курбановой, основателя Школы карьерного менеджмента, президента Ассоциации карьерных консультантов. Когда она пришла на должность директора по персоналу компании «Восток-Запад», которая 25 лет занимается поставкой продуктов питания в рестораны России, то предложила руководству автоматизировать HR-процессы. Начать решила с цифровизации рекрутмента. Аналитика показала: 40–50% рабочего времени рекрутер в компании занимается непрофильными задачами. По словам HRD, было много незакрытых вакансий, наблюдалась высокая текучесть кадров, проседала укомплектованность штата, а это напрямую влияет на успешность бизнеса.

Прежде всего мы изменили формат работы рекрутеров, чтобы освободить их от рутины и ведения подбора в „Google Таблицах“, что отнимало очень много времени. При внедрении мы думали о том, кому мы облегчим жизнь автоматизацией: рекрутерам и менеджерам по персоналу, линейным руководителям — внутренним заказчикам. Мы также позаботились о взаимодействии с соискателями. Чтобы кандидаты, приходя к нам, понимали, что попали в современную диджитальную компанию, и из всех предложений на рынке труда выбирали нас.

Компания приобрела несколько отечественных решений, соединила их в одну систему, включая бесшовный приём на работу. На поиск инструментов и утверждение на проектном комитете ушло 3 месяца, 3 месяца — на внедрение и 3 месяца — на отладку всех процессов и устранение багов.

Помимо повышения эффективности сотрудников, автоматизация позволяет объективно оценить работу рекрутеров и показать её результаты линейным руководителям. CRM-система для рекрутмента позволяет хранить все данные и делать качественную HR-аналитику. Автоматизация всех HR-процессов в компании помогла повысить вовлечённость сотрудников и прогнозировать поведение работников, оценивая их удовлетворённость.

Часть HR-функций передали на самообслуживание, чтобы разгрузить кадровую службу — некоторые операции сотрудники сами могут проводить (получить справку, посмотреть остаток отпускных дней и другие сервисы). Как показали опросы сотрудников, до 80% персонала пользуются новым мобильным приложением.

Итоги кейса по автоматизации HR:

• С 92 до 98% выросла укомплектованность штата после внедрения новой системы.
• Устранили проблему остановки работы складов и отгрузки товаров из-за нехватки персонала.
• На 30% снизилась текучесть кадров. Сейчас численность команды Айгюн Курбановой — 30 HR-специалистов на 3 500 сотрудников компании.

Эксперты HRTech отметили узкие места этого пути замены зарубежного ПО:

1. Сложности с анализом, данные разрозненные, не внедрить искусственный интеллект (ИИ): данные сложно собрать и интегрировать для аналитики или работы ИИ.
2. Реализация и обслуживание: нужны серьёзные инвестиции и постоянная поддержка, для чего требуются несколько разных специалистов в команде.
3. Потери времени и риски ошибок: одни сведения вносятся в одну систему, другие — в другую. Аналогично и с получением данных: их приходится смотреть в разных местах.
4. Сложно обучить новых пользователей использовать всю систему: «старички» привыкали постепенно, а новичкам нужно сразу освоить весь спектр разноплановых интерфейсов.
5. Значительные риски ошибок: системы тормозят друг друга, возрастает вероятность сбоев при передаче или обработке данных.

Советы экспертов — как выбрать ПО для HR?

Перед тем как выбрать ПО для управления персоналом в компании, команда Айгюн Курбановой просмотрела массу продуктов. Исходя из своего опыта, эксперт выделила несколько проблем, с которыми они столкнулись, и подготовила список советов для бизнеса.

4 проблемы современных HR-решений для бизнеса

• Многие HRTech-решения, как зарубежные, так и отечественные, ориентированы на 1-2 бизнес-процесса: отдельно для рекрутмента, отдельно для обучения и адаптации и т. д. А вот комплексных систем — пока единицы. Но сейчас стали появляться новые продукты именно от отечественных разработчиков как ответ на новые реалии рынка.
• У каждого решения может быть свое мобильное приложение. А сотруднику требуется одно окно — одна программа, где можно получить все услуги. Выбирайте мобильное приложение, которым удобно пользоваться, — оно подойдёт даже тем сотрудникам, у кого нет доступа к электронной почте (например, сотрудники склада, производственной линии и т. д.).
• Встречаются ИТ-решения с избыточным набором функций, слишком сложные, не «юзер-френдли».
• Далеко не все решения могут поддерживать подключение большого числа пользователей из-за ограниченных ресурсов ИТ-компаний (не хватает серверов, недостаточно разработчиков, нет опыта сложной интеграции). Поэтому не каждое решение способно работать с крупными компаниями.

На что обратить внимание при выборе ИТ-решений для управления HR?

1. Как новое ПО интегрировать в существующую ИТ-архитектуру компании?
   Задача — избежать «зоопарка ИТ-решений», когда в компании функционируют десятки, а то и сотни программ и сервисов. Чтобы обеспечить техническое сопровождение и бесперебойную работу всего комплекса, требуются большие ресурсы ИТ-департамента.
2. Где будут храниться мастер-данные?
   Мастер-данные содержат ключевую информацию о бизнесе (о клиентах, продуктах, работниках, технологиях и материалах). Все эти сведения должны быть серьёзно защищены.
3. Выбрать готовое решение и адаптировать его под свою компанию или разработать самим.
   Последнее — это более дорогой и долгий путь. К тому же требуется держать базу в актуальном состоянии, чтобы она соответствовала всем новым требованиям законодательства. А на это уйдут огромные ресурсы ИТ-департамента. Поэтому команда Айгюн Курбановой выбрала готовые HR-решения на рынке и внедрила их в существующую экосистему компании.
4. Как соблюсти требования ИТ-безопасности компании?
   Придётся решить целый спектр вопросов: где хранить данные — в облаке или на сервере, с какими базами потребуется обмен информацией, какое выбрать ПО — зарубежное или российское. У некоторых компаний есть немало требований по безопасности и установлен внутренний запрет на хранение данных в облаке.
5. Какой необходим бюджет на внедрение и поддержку нового программного обеспечения?

Сейчас пришла пора сделать работу над ошибками, переосмыслить, какие кейсы и решения действительно нужны вашему бизнесу. Не бойтесь российских вендоров: у нас много успешных отечественных разработчиков, продуктовой экспертизы, крупных проектов, так что самое время переходить на отечественные аналоги. Нужно отвечать на вызов, который диктует рынок, и разрабатывать свои конкурентные продукты и ИТ-решения.